Основные принципы взаимодействия
Электронный документооборот является ключевым механизмом взаимодействия с государственственными структурами. Преимущественным способом обмена является использование электронных оригиналов документов. В особых случаях допускается применение сканированных копий, но только при наличии электронной подписи.
Требования к форматам документов
Корректная форматизация — обязательное условие для успешной обработки документов. Несоблюдение установленных стандартов может привести к:
- невозможности автоматической проверки;
- отклонению документа государственным органом.
XML-документы
Данный формат является официальным для:
- финансовой отчетности;
- формализованных электронных документов.
Условия применения XML:
- наличие документа в Классификаторе документации (КНД);
- присутствие соответствующего кода.
При отсутствии кода КНД разрешается использовать PDF-формат.
Этапы проверки XML-документов:
- структурный анализ документа;
- контроль заполнения обязательных полей;
- верификация электронной подписи;
- соответствие регуляторным требованиям;
- соблюдение правил системы электронного документооборота.
PDF-документы
Сфера применения ограничивается отсканированными копиями при условии поддержки формата в системе ЭДО.
Технические параметры:
- монохромное изображение;
- разрешение 150-300 dpi;
- 256 градаций серого;
- текстовая часть в формате PDF/A-1.
Обязательные требования:
- каждый документ в отдельном файле;
- четкая читаемость текста;
- отсутствие защиты от копирования и печати;
- исключение интерактивных элементов.
Особенности проверок при несоответствиях
В случае выявления нарушений форматов во время налоговых проверок необходимо предоставить:
- оригинал документа на бумажном носителе;
- копию с отметкой налогоплательщика;
- подтверждение наличия электронной подписи.
